Automatyzacja maili handlowców: n8n i modele językowe
System automatyzujący odpowiedzi mailowe handlowców, z anonimizacją danych zgodną z RODO i AI Act, integracją z CRM i RAG.
Wynik wdrożenia: System przygotowuje automatyczne odpowiedzi na zapytania klientów w oparciu o dane produktowe, dostępność i historię kontaktu. Handlowcy skrócili czas obsługi maili o 70%, zachowując pełną kontrolę nad treścią (human-in-the-loop). Wszystko w pełnej zgodności z RODO.
Wstęp
Firma z sektora handlowego, obsługująca dziesiątki zapytań dziennie, zauważyła, że ich handlowcy spędzają nawet 4–5 godzin dziennie na odpowiadaniu na powtarzalne maile dotyczące stanów magazynowych czy dostępności produktów. Dane były dostępne w systemach, natomiast powtarzalność zapytań i ręczne pisanie maili powodowało opóźnienia, błędy w danych i frustrację klientów oczekujących szybkich odpowiedzi.
Celem wdrożenia było zautomatyzowanie procesu tworzenia odpowiedzi mailowych, przy zachowaniu kontroli po stronie człowieka i pełnej zgodności z wymogami prawnymi dotyczącymi danych osobowych.
Wyzwanie
Problemy:
- Handlowcy spędzali zbyt dużo czasu na ręcznym odpowiadaniu na zapytania
- Brak integracji między CRM, a bazą produktową utrudniał dostęp do aktualnych danych
- Ryzyko naruszenia RODO przy przetwarzaniu treści maili przez modele językowe
- Brak spójności w stylu i jakości komunikacji z klientami
Wdrożenie musiało pogodzić trzy elementy: automatyzację, zgodność prawną i kontrolę człowieka nad finalną treścią wiadomości (human-in-the-loop).
Anonimizacja danych wejściowych
Pierwszym etapem było opracowanie lokalnego modułu anonimizacji, który analizował przychodzące wiadomości e-mail i zamieniał dane osobowe oraz wrażliwe na placeholdery typu (np. [IMIĘ], [FIRMA], [PRODUKT]). Dzięki temu dalsze przetwarzanie przez modele językowe odbywało się bez ryzyka naruszenia prywatności.
Uwzględniono wymogi prawne, w tym RODO – dane nie były wysyłane poza infrastrukturę klienta, a każdy proces anonimizacji był logowany.
Rezultaty tego kroku:
- 🔒 100% zgodność z RODO
- 🧩 Moduł gotowy do zastosowania w innych procesach przetwarzania tekstu
Integracja z bazą produktową i CRM
Drugim krokiem było stworzenie systemu migracji danych produktowych do bazy wykorzystywanej przez moduł RAG (Retrieval-Augmented Generation). Wdrożyliśmy proces, który synchronizuje dane o produktach i stanach magazynowych między bazą ERP a CRM, zapewniając spójność informacji w czasie rzeczywistym.
RAG odpowiada za dostarczanie kontekstu modelowi językowemu — m.in. opisów produktów, dostępności, numerów katalogowych czy warunków handlowych.
Rezultaty tego kroku:
- 🔗 Zunifikowana baza wiedzy dla systemu generującego maile
- 📦 Aktualne dane o dostępności produktów w każdej odpowiedzi
Generowanie odpowiedzi i Human-in-the-loop
W kolejnym etapie system automatycznie analizował zanonimizowaną wiadomość, pobierał kontekst z CRM i RAG, po czym generował propozycję odpowiedzi przy użyciu zewnętrznego modelu językowego.
Po otrzymaniu odpowiedzi z gotową odpowiedzią, system automatycznie przywracał oryginalne dane w miejsce wcześniej wstawionych placeholderów. Wykorzystano do tego mapowanie tokenów utworzone na etapie anonimizacji, dzięki czemu każda wiadomość wracała do pełnej, spersonalizowanej formy — z zachowaniem pełnej zgodności z zasadami przetwarzania danych.
Kluczowym elementem wdrożenia było zastosowanie koncepcji human-in-the-loop — odpowiedzi były zapisywane jako wersje robocze e-maili, które handlowiec mógł przejrzeć, zatwierdzić lub edytować przed wysyłką.
Dzięki temu:
- AI przyspieszało proces, ale ostateczna odpowiedzialność pozostawała po stronie człowieka
- handlowcy czuli się bezpiecznie i mieli pełną kontrolę nad komunikacją
- system mógł się uczyć z zatwierdzonych wiadomości, podnosząc jakość przyszłych generacji
Rezultaty tego kroku:
- ⏱ 70% krótszy czas obsługi zapytań
- 🤝 Zaufanie zespołu do rozwiązań AI
- ✉️ Spójna komunikacja z klientami
Rezultaty
Mierzalne efekty:
- ⚡ 70% mniej czasu na obsługę zapytań ofertowych
- 📊 3x szybsze odpowiedzi na maile klientów
- ✅ 100% zgodność z RODO i AI Act
Niemierzalne korzyści:
- Wyższe zaufanie do procesów automatyzacji dzięki human-in-the-loop
- Lepsza spójność komunikacji handlowej w całej organizacji
- Zmniejszenie obciążenia operacyjnego działu sprzedaży
Gotowy na podobne rezultaty?
Porozmawiajmy o Twoich procesach. Pokażemy, co możemy zautomatyzować.