Automatyczne księgowanie i uzgadnianie faktur (OCR + reguły + ML)
OCR + reguły + ML do parsowania faktur, dopasowanie do zamówień i automatyczne księgowanie. Zespół widzi jedynie wyjątki.
Wynik wdrożenia: Zautomatyzowaliśmy księgowanie i uzgadnianie faktur kosztowych oraz zakupowych. 80% dokumentów trafia do ksiąg w pełni automatycznie, a czas ręcznego uzgadniania spadł o 60%. Zespół księgowości i controllingu pracuje wyłącznie na wyjątkach i odchyleniach.
Wstęp
U Klienta faktury wpływały wieloma kanałami (e-mail, SFTP, EDI, portale dostawców). Księgowość spędzała godziny na ręcznym przepisywaniu danych, kontroli poprawności i dopasowaniu do zamówień (PO). Wzrost skali działalności powodował zatory, a okresy zamknięcia miesiąca stawały się krytyczne operacyjnie.
Celem było zautomatyzowanie całego łańcucha: od OCR i ekstrakcji danych, przez walidacje i 3-way match (PO ↔ faktura ↔ przyjęcie), po automatyczne księgowanie w ERP. Dla bezpieczeństwa i interfejs do nadzorowania jego pracy.
Wyzwanie
Problemy:
- Duża różnorodność formatów faktur i układów (PDF, skany, EDI)
- Błędy ludzkie przy ręcznym przepisywaniu i uzgadnianiu
- Brak jednego źródła prawdy dla zamówień, przyjęć i faktur
- Presja czasu przy zamknięciu miesiąca oraz wymogi zgodności (VAT/JPK, ścieżka audytu)
Wdrożenie musiało połączyć OCR, reguły biznesowe i ML, a także zapewnić klarowną obsługę wyjątków.
Ingest i OCR faktur
Zebraliśmy wszystkie kanały wpływu dokumentów do jednolitej kolejki (n8n). Dla nieedytowalnych PDF/skanów zastosowaliśmy Tesseract OCR z wstępną obróbką obrazu (deskew, denoise). Dla PDF-ów tekstowych użyliśmy parserów, by ominąć OCR i uzyskać lepszą jakość ekstrakcji.
Rezultaty tego kroku:
- 📥 Ujednolicony strumień dokumentów
- 🧾 Stabilna ekstrakcja treści (OCR/bez OCR)
- 🔎 Metadane do dalszych walidacji (dostawca, data, kwoty, VAT)
Parsowanie, walidacje i reguły biznesowe
Na bazie zmapowanych układów i słowników dostawców zbudowaliśmy warstwę parsowania oraz reguł: kontrola NIP/IBAN, weryfikacja stawek VAT, progi tolerancji, wymagane pola (PO, numer dostawy), kontrola duplikatów (hash treści + numer/kwota/data).
Rezultaty tego kroku:
- ✅ Od razu wychwytywane błędy i braki
- 🧠 Automatyczne uzupełnianie znanych pól (np. konta księgowe per dostawca)
- 🧾 Spójność danych pod raporty VAT/JPK
3-way match (PO ↔ faktura ↔ przyjęcie) i ML do dopasowań
Zintegrowaliśmy ERP (zamówienia/PO, przyjęcia/GRN). W pierwszej kolejności reguły dopasowują dokumenty deterministycznie (nr PO, dostawca, zakres kwot). Tam, gdzie brakuje identyfikatorów, ML na embeddingach wspiera fuzzy-matching pozycji (nazwy, SKU, jednostki).
Rezultaty tego kroku:
- 🔗 Wysoka skuteczność łączenia dokumentów nawet bez idealnych referencji
- 📊 Automatyczne rozbijanie pozycji i proporcjonalne różnice w dopuszczalnych progach
- 🚦 Flagi wyjątków przy przekroczonych tolerancjach
Automatyczne księgowanie, interfejs wyjątków i human-in-the-loop
Dokumenty, które przeszły walidacje i 3-way match, trafiają automatycznie do ksiąg przez API ERP (pre-posting/posting). Dla odchyleń udostępniliśmy lekki interfejs wyjątków: kolejka spraw, porównanie linii, komentarze, eskalacje i akceptacja.
Model pracy to human-in-the-loop: człowiek widzi wyłącznie to, co wymaga decyzji (np. różnica > próg, brak pozycji, niezgodny VAT). Każda akcja jest logowana (kto, kiedy, co zmienił) — pełna ścieżka audytu.
Rezultaty tego kroku:
- 🤖 80% dokumentów księgowanych end-to-end bez dotyku
- 🕒 60% mniej czasu na ręczne uzgadnianie
- 🔍 Przejrzystość i kontrola dzięki pracy na wyjątkach
Monitoring, SLA i raportowanie
Zbudowaliśmy dashboard operacyjny (SLA, czas przetwarzania, % automatyzacji, liczba wyjątków, top błędy dostawców) oraz alerty proaktywne (np. rosnąca kolejka wyjątków, opóźnienia). Dzięki temu CFO i controllery dostają bieżący obraz procesu.
Rezultaty tego kroku:
- 📈 Transparentne KPI i przewidywalność zamknięcia miesiąca
- 🛡️ Wcześnie wykrywane wąskie gardła
- 🗂️ Dane pod ciągłe doskonalenie reguł
Rezultaty
Mierzalne efekty:
- ⚡ 80% faktur księgowanych automatycznie (touchless)
- ⏱️ 60% redukcji czasu ręcznego uzgadniania
- 🧾 Spadek liczby błędów i duplikatów dokumentów
Niemierzalne korzyści:
- Lepsza kontrola i audytowalność procesu (VAT/JPK, zgodność)
- Odciążenie księgowości; skupienie na wyjątkach i analizie
- Stabilne zamknięcia miesiąca bez „gaszenia pożarów”
Gotowy na podobne rezultaty?
Porozmawiajmy o Twoich procesach. Pokażemy, co możemy zautomatyzować.